Tema 5: ¿Qué debes exigir a tu proveedor tecnológico?

Si después de leer este módulo decides contratar a alguien para que te gestione el servidor y el ERP (que es lo más habitual y lo más recomendable), hay ocho cosas que debes exigir. No son caprichos técnicos: son requisitos de negocio que protegen tu empresa.

1. Copias de seguridad automáticas y verificadas

Que se hagan cada día, sin que nadie tenga que acordarse. Y, tan importante como hacerlas, que alguien las pruebe periódicamente. Un backup que nadie ha probado a restaurar es como un extintor que nunca se ha revisado: te enteras de que no funciona en el peor momento. Recuerda el caso de OVH: copias en el mismo edificio no son copias reales.

2. Conexión segura (SSL/HTTPS)

El candadito verde que aparece en la barra del navegador. Sin esto, las contraseñas de tus empleados y los datos de tus clientes viajan por internet "en abierto", como una postal que cualquiera puede leer. Con SSL, viajan "en sobre cerrado", cifrados. En 2026, no hay excusa para no tener esto. Es gratuito (con Let's Encrypt) y se configura en minutos.

3. Disponibilidad mínima del 99,5%

Esto significa que el servidor puede estar caído, como máximo, 44 horas al año. Parece mucho, pero piensa que incluye mantenimientos programados, actualizaciones y cualquier imprevisto. La pregunta clave que debes hacer: "¿Si el sistema se cae un lunes a las 10 de la mañana, en cuánto tiempo estará funcionando otra vez?"

4. Soporte con tiempos de respuesta definidos

No basta con que digan "tenemos soporte". ¿En cuántas horas responden? ¿Es en español? ¿Qué pasa si el ERP no funciona y no puedes facturar? Todo esto debe estar por escrito antes de firmar, en un documento llamado SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio).

5. Propiedad de tus datos

Tus datos son tuyos. Parece obvio, pero no siempre lo es. Si mañana decides cambiar de proveedor, debes poder llevarte tu base de datos completa y todos los documentos adjuntos. Pregunta directamente: "¿Si quiero irme, me dais una copia completa?" Si la respuesta no es un sí rotundo, busca otro proveedor.

6. Portabilidad real

No solo debes poder llevarte tus datos, sino que el sistema debe poder funcionar en otro sitio sin depender de este proveedor. Con Odoo Community Edition (software libre), puedes coger tu instalación entera y moverla a cualquier servidor del mundo. Con SaaS, estás atrapado en la plataforma del proveedor.

7. Ubicación de los servidores en la Unión Europea

Pregunta dónde están físicamente los servidores. No "en la nube" (eso no es una respuesta), sino en qué país, en qué centro de datos. Pídelo por escrito. Para una PYME española, lo ideal son servidores en Francia, Alemania o España, dentro de la UE.

8. Precio predecible

Tarifa plana mensual. Sin sorpresas. No un modelo de "pagas por lo que consumes" donde la factura puede duplicarse porque hubo un pico de tráfico. Debes poder presupuestar tu coste de IT al euro, igual que presupuestas el alquiler de la oficina.